Oprávnené výdavky projektu sú v rozpočte projektu uvedené hmotné alebo nehmotné položky, na ktoré môže byť dotácia poskytnutá. Z toho logicky vyplývajúc existuje aj pojem neoprávnené výdavky a o čo konkrétne ide, je presne určené vo Výzve na predkladanie ŽoNFP.
Najlepšie pre pochopenie uvedených pojmov bude predstaviť ich na modelovom príklade.
Povedzme, že Výzva na predkladanie ŽoNFP je zameraná na investície súvisiace s vytváraním podmienok pre trávenie voľného času vrátane príslušnej infraštruktúry a tieto investície ďalej zahŕňajú aj rekonštrukciu existujúcich kultúrnych domov. Pôjde teda o stavebné úpravy, pričom detailne Výzva uvádza, že oprávnené aktivity sú výstavba/prestavba/modernizácia objektov. Oprávnený žiadateľ je v tomto prípade Obec a keď už má obec zasahovať do budovy KD, pán starosta má v pláne pri tej príležitosti postaviť ku kultúrnemu domu aj prístavbu.
Stavebná projektová dokumentácia bude zahŕňať všetky stavebné úpravy (materiál a práce), však rozpočtovo bude pre potreby vyhotovenia ŽoNFP nutné rozčleniť výdavky tak, aby bolo jasné, aká suma sa viaže na prístavbu, pretože táto bude pre danú Výzvu neoprávneným výdavkom.
Podobne by mohla byť neoprávneným výdavkom aj parkovacia plocha pri spomínanom kultúrnom dome alebo oplotenie areálu, čo sa zdá byť nelogické, ale prakticky sa s tým stretávame.
Oprávnené výdavky
Oprávnenými výdavkami projektu teda rozumieme všetko, na čo v tej konkrétnej Výzve je možné použiť dotáciu. Každá Výzva oprávnené výdavky detailne definuje. Môžme tiež povedať, že ide o činnosti, na ktoré je možné v rámci jednotlivých aktivít dotáciu použiť.
V praxi môže isť napríklad o Výzvu zameranú na zníženie energetickej náročnosti verejných budov. Cieľom Výzvy je teda zníženie a celková úspora prevádzkových nákladov. Jednou z aktivít by mohla byť podpora podpora využívania obnoviteľných zdrojov energie (OZE), však to neznamená, že je možné ako oprávnené výdavky chápať ktorýkoľvek OZE. V takom prípade, ak nie je možné niektoré aktivity zrealizovať v súlade s oprávnenými výdavkami, jedná sa o neoprávnené výdavky.
Neoprávnené výdavky
Neoprávnené výdavky teda predstavujú také, na ktoré dotáciu nemôžeme použiť, ale z nejakého dôvodu sa im nemôžeme vyhnúť. Ak sa v projekte vyskytnú, je nevyhnutné financovať ich vlastnými zdrojmi žiadateľa. Snaha každej firmy, ktorá pripravuje klientom ŽoNFP, je vyhnúť sa neoprávneným výdavkom. Tiež tu môže byť priestor pre modifikáciu/pretransformovanie činností tak, aby sa tieto položky stali oprávnenými.
Už len pre doplnenie a komplexný obraz: DPH nie je oprávneným výdavkom, ak žiadateľ je platca DPH a teda si uplatní v prípade takého nákladu vratku. Obce platcami DPH nie sú, takže pre nich je DPH oprávnený výdavok. Výnimkou je prípad, ak sa stane chyba v procese tvorby slovenských strategických dokumentov (ako v období 2007 – 2013) alebo to nie je v súlade s legislatívou EÚ.